Besluit Raad voor maatschappelijk welzijn

do 21/11/2024 - 20:00

Reglement kasprovisies en geringe dagontvangsten: goedkeuring

Aanwezig: Serge Verhaeghe, voorzitter
Veerle Geerinckx, voorzitter vast bureau
Greta Lauwers, Dirk Van Roey, Dominique Van Haesendonck, Tim Borteel, Joeri Van den Brande, leden vast bureau
Kathleen Goovaerts, voorzitter BCSD/lid vast bureau
Bart Coopman, Alex Heyvaert, Bart Nobels, Koen Vandermeiren, Katia De Vreese, Kristel Van Praet, Tom Dehaene, Ilse Van de Velde, Carla Vandervorst, Peggy Muyldermans, Anneleen Kempeneers, Diana Behets, Rozita Vervoort, Marie Louise Goovaerts, Billy Debacker, Marc De Fraeye, raadsleden
Jocelyn Bruggeman, algemeen directeur

Verontschuldigd: Luk Van Biesen, Werner Keersmaekers, Erik Moens, raadsleden

Voorgeschiedenis

Op 28 november 2017 keurde de raad voor maatschappelijk welzijn een reglement goed voor kasprovisies en geringe dagontvangsten.

Feiten/context

Het huidige reglement combineert de definitie van dagelijks bestuur met de gemeentelijke reglementering voor kasprovisies en geringe dagontvangsten.
Een aantal elementen uit het huidige reglement zijn voor verbetering vatbaar:

enkel de provisie voor geringe dagontvangsten wordt er in besproken en niet de ontvangsten zelf. Het huidige reglement behandelt dus enkel het beheer van het wisselgeld in de kas en regelt niets over de ontvangsten, terwijl het wisselgeld slechts een deel uit maakt van het te verantwoorden bedrag;
de procedure voor toekenning van een provisie en aanduiding van een provisiehouder, kassaverantwoordelijke en inner van geringe dagontvangsten is onvoldoende uitgewerkt;
de procedure bij verlies of diefstal is onvoldoende uitgewerkt;
het huidig reglement voorziet niets voor kleine provisies die voor een volledig jaar ter beschikking worden gesteld en waarvoor een afrekening per jaar voldoende lijkt.

Het managementteam van 13 september verleende een gunstig advies over het reglement voor kasprovisies en geringe dagontvangsten.

Juridische grond

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 77.

Motivering

Het is beter om twee aparte reglementen te voorzien voor enerzijds dagelijks bestuur en anderzijds kasprovisies en geringe dagontvangsten aangezien het twee verschillende aspecten van het organisatiebeheerssysteem betreft.
Een moderne overheidsorganisatie sleutelt continu aan haar processen om integer, efficiënt, effectief en degelijk te functioneren. Het opmaken van een werkwijze voor een correct beheer van provisies en kassen is een verbeteractiepunt voor de kwaliteitsstuurgroep Financiën en kadert in de PDCA-cyclus van het organisatiebeheerssysteem.
Er zijn nog andere redenen die een aanpassing verantwoorden:

in het nieuwe reglement wordt niet enkel het beheer van het wisselgeld geregeld, maar ook het beheer van de ontvangsten, zodat een verantwoording kan worden afgelegd over het volledige bedrag in de kas;
de rollen van provisiehouder, kassaverantwoordelijke en inner van geringe dagontvangsten worden duidelijk en helder gedefinieerd;
er wordt een duidelijke en transparante procedure voorzien over wat er dient te gebeuren bij verlies of diefstal;
er wordt in de mogelijkheid voorzien om slechts één keer per jaar af te rekenen voor kleine provisies.

Budgettaire impact

Personeelskost: Binnen het team financiën wordt de opvolging van kasprovisies en het beheer van geringe dagontvangsten ingeschat op 0,3 VTE.

Publieke stemming

Aanwezig: Serge Verhaeghe, Veerle Geerinckx, Greta Lauwers, Dirk Van Roey, Dominique Van Haesendonck, Tim Borteel, Joeri Van den Brande, Kathleen Goovaerts, Bart Coopman, Alex Heyvaert, Bart Nobels, Koen Vandermeiren, Katia De Vreese, Kristel Van Praet, Tom Dehaene, Ilse Van de Velde, Carla Vandervorst, Peggy Muyldermans, Anneleen Kempeneers, Diana Behets, Rozita Vervoort, Marie Louise Goovaerts, Billy Debacker, Marc De Fraeye, Jocelyn Bruggeman

Voorstanders: Serge Verhaeghe, Veerle Geerinckx, Greta Lauwers, Dirk Van Roey, Dominique Van Haesendonck, Tim Borteel, Joeri Van den Brande, Kathleen Goovaerts, Bart Coopman, Alex Heyvaert, Bart Nobels, Koen Vandermeiren, Katia De Vreese, Kristel Van Praet, Tom Dehaene, Ilse Van de Velde, Carla Vandervorst, Peggy Muyldermans, Anneleen Kempeneers, Diana Behets, Rozita Vervoort, Marie Louise Goovaerts, Billy Debacker, Marc De Fraeye

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

Artikel 1. De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het reglement over kasprovisies en geringe dagontvangsten goed.

Art. 2. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2025.

Art. 3. Het reglement van 28 november 2017 tot definiëring van het begrip dagelijks bestuur en kasprovisies en provisies geringe dagontvangsten wordt opgeheven met ingang van 1 januari 2025.

Bijlagen

Reglement kasprovisies en geringe dagontvangsten OCMW_get.versie